Migrarea de la Teams sau Zoom la Mandraki

De ce migrează organizațiile

Decizia de a migra de la Microsoft Teams sau Zoom nu este luată niciodată cu ușurință. Aceste platforme sunt profund integrate în fluxurile de lucru zilnice, iar costurile de schimbare sunt reale. Cu toate acestea, un număr tot mai mare de organizații europene fac această mutare, motivate de preocupări pe care nicio configurare nu le poate rezolva în cadrul platformelor existente.

Suveranitatea datelor. Teams și Zoom sunt operate de companii cu sediul în SUA, supuse legii CLOUD Act. Chiar și atunci când datele sunt nominal stocate în regiuni europene, compania-mamă poate fi obligată să le divulge conform legii americane. Pentru organizațiile care gestionează date sensibile, această expunere jurisdicțională este din ce în ce mai inacceptabilă.

Presiune de reglementare. Autoritățile europene de reglementare — în special în Germania, Franța și Țările de Jos — au emis îndrumări care pun sub semnul întrebării sau restricționează utilizarea instrumentelor de colaborare controlate de SUA în administrația publică și în industriile reglementate.

Risc de concentrare. Dependența de un singur furnizor din SUA pentru e-mail, mesagerie, video, stocare de fișiere și identitate creează un singur punct de eșec care se extinde dincolo de tehnologie, în geopolitică.

Cost și complexitate. Licențierea pentru întreprinderi pentru Microsoft 365 sau Zoom a devenit din ce în ce mai complexă, cu funcții împrăștiate pe niveluri și suplimente care fac dificil de prezis costul total de proprietate.

Planificarea migrării

Etapa 1: Evaluare (Săptămânile 1-2)

Începeți prin a mapa utilizarea actuală. Identificați ce funcții Teams sau Zoom folosește activ organizația dvs. față de cele care sunt disponibile, dar neutilizate. Categoriile comune includ:

• Videoconferința — întâlniri programate, apeluri ad-hoc, webinarii
• Mesageria — canale, mesaje directe, discuții pe fire
• Partajarea fișierelor — documente partajate în canale sau întâlniri
• Integrări — calendar, e-mail, instrumente de gestionare a proiectelor
• Înregistrare — înregistrările întâlnirilor și stocarea lor
• Identitate — configurare SSO, aprovizionarea utilizatorilor

Acest inventar determină domeniul de aplicare al migrării și evidențiază orice dependențe care trebuie abordate înainte de comutare.

Etapa 2: Rulare paralelă (Săptămânile 3-6)

Implementați Mandraki alături de platforma existentă. Această etapă este despre construirea familiarității și a încrederii, nu despre forțarea unei comutări imediate.

• Configurați Mandraki cu furnizorul dvs. de identitate (SAML sau OIDC), astfel încât utilizatorii să se poată autentifica cu credențialele lor existente.
• Configurați structura organizației — echipe, canale și permisiuni.
• Rulați un proiect-pilot cu un departament sau o echipă de proiect dispusă. Lăsați-i să folosească Mandraki pentru standup-urile zilnice, discuțiile de proiect și apelurile ad-hoc.
• Colectați feedback și abordați eventualele lacune de integrare.

Rularea paralelă reduce riscul. Utilizatorii au o soluție de rezervă, iar echipele IT pot rezolva problemele înainte ca acestea să afecteze întreaga organizație.

Etapa 3: Migrarea datelor (Săptămânile 5-7)

Mandraki oferă instrumente de import pentru migrarea datelor istorice din Teams și Zoom, acolo unde acele platforme pun datele la dispoziție pentru export.

• Istoric de mesaje. Mesajele de pe canalele Teams și jurnalele de chat Zoom pot fi exportate și importate în canalele Mandraki corespunzătoare, păstrând marcajele temporale și atribuirea expeditorilor.
• Fișiere. Documentele partajate în canalele Teams pot fi migrate în stocarea de fișiere a Mandraki, menținând structurile de foldere și permisiunile de acces.
• Înregistrări. Înregistrările întâlnirilor pot fi încărcate în Mandraki cu metadatele asociate.

Nu toate datele istorice trebuie neapărat migrate. Multe organizații constată că arhivarea datelor vechi și începerea proaspătă în noua platformă este mai simplă și mai curată. Alegerea depinde de cerințele dvs. de conformitate și operaționale.

Etapa 4: Comutarea (Săptămânile 7-8)

Odată ce proiectul-pilot are succes și migrarea datelor este finalizată, faceți tranziția pentru întreaga organizație.

• Comunicați comutarea clar, cu o dată specifică și resurse de suport.
• Dezactivați crearea de noi întâlniri pe platforma veche, păstrând-o disponibilă în modul doar-citire pentru accesarea conținutului istoric.
• Monitorizați metricile de adoptare și oferiți asistență receptivă în prima săptămână.

Etapa 5: Dezafectare (Săptămânile 10-12)

După o perioadă de grație, dezafectați platforma veche.

• Exportați orice date rămase necesare pentru conformitate sau arhivare.
• Revocați accesul platformei vechi la furnizorul dvs. de identitate.
• Actualizați registrul furnizorilor și evidențele de procesare a datelor.

Ce câștigați

După migrare, organizația dvs. operează pe o platformă de colaborare găzduită în Europa, criptată end-to-end și liberă de expunere jurisdicțională față de SUA. Rezidența datelor dvs. este garantată prin arhitectură, nu prin contract. Cheile dvs. de criptare sunt sub controlul dvs. Iar infrastructura dvs. de comunicare este independentă de deciziile politice ale oricărui guvern străin.

Migrarea necesită efort. Rezultatul — suveranitate autentică asupra comunicărilor organizației dvs. — merită.