Rezydencja danych i zgodność z RODO

Rezydencja danych, która wykracza poza obietnice

Większość platform współpracy oferuje rezydencję danych jako opcję konfiguracji — listę rozwijaną w panelu administracyjnym, która kieruje określone dane do preferowanego regionu. Rzeczywistość za tą listą rozwijaną jest często bardziej skomplikowana. Metadane mogą przepływać przez globalne CDN-y. Narzędzia wsparcia mogą przetwarzać dane w jurysdykcji macierzystej dostawcy. Klucze szyfrowania mogą być zarządzane centralnie, poza wybranym przez klienta regionem.

Mandraki przyjmuje fundamentalnie inne podejście. Rezydencja danych nie jest ustawieniem. Jest właściwością strukturalną platformy. Każdy komponent systemu — serwery aplikacyjne, bazy danych, serwery mediów, magazyn plików, zarządzanie kluczami szyfrowania i przetwarzanie AI — działa wyłącznie w obrębie Unii Europejskiej, na infrastrukturze należącej do europejskiej firmy i przez nią obsługiwanej.

Co oznacza „rezydencja danych UE” w Mandraki

Serwery aplikacyjne i bazodanowe są hostowane w centrach danych w UE prowadzonych przez naszego europejskiego dostawcę hyperscale. Wszystkie dane trwałe — konta użytkowników, ustawienia organizacji, wiadomości, zapisy rozmów i pliki — są przechowywane w bazach PostgreSQL, które nigdy nie opuszczają jurysdykcji UE.

Przetwarzanie mediów odbywa się na jednostkach Selective Forwarding Unit (SFU) zlokalizowanych w UE. Strumienie wideo i audio są routowane przez europejskie serwery, a po włączeniu szyfrowania end-to-end treść multimedialna jest szyfrowana, zanim dotrze do serwera.

Magazyn plików i nagrań wykorzystuje europejską pamięć obiektową. Pliki są szyfrowane w spoczynku przy użyciu kluczy specyficznych dla organizacji, a same te klucze są opakowane kluczem głównym, który nigdy nie opuszcza UE.

Klucze szyfrowania są generowane, przechowywane i zarządzane w infrastrukturze UE. Organizacje wymagające dodatkowej kontroli mogą skorzystać z BYOK, aby zarządzać swoim kluczem głównym za pomocą własnej usługi zarządzania kluczami, zapewniając, że nawet Mandraki nie może odszyfrować ich danych.

Przetwarzanie AI — transkrypcja, podsumowania i inteligentne odpowiedzi — działa na infrastrukturze obliczeniowej hostowanej w UE. Gdy funkcje AI są włączone, dane są przetwarzane ulotnie i nigdy nie są eksportowane poza UE. Organizacje mogą całkowicie wyłączyć funkcje AI lub wymagać zgody wszystkich uczestników dla każdej rozmowy.

Metadane i logi pozostają w UE. Nie ma globalnego potoku analitycznego odprowadzającego telemetrię do obcej jurysdykcji. Telemetria operacyjna jest przetwarzana i przechowywana na tej samej infrastrukturze UE co sama aplikacja.

Zgodność z RODO już w projekcie

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych nakłada ścisłe wymagania dotyczące tego, jak dane osobowe są zbierane, przetwarzane, przechowywane i przekazywane. Architektura Mandraki została zaprojektowana tak, aby spełniać te wymagania na poziomie technicznym, a nie polegać wyłącznie na mechanizmach umownych.

Podstawa prawna. Mandraki przetwarza dane osobowe na podstawie konieczności wykonania umowy (świadczenie usługi współpracy) oraz — w stosownych przypadkach — uzasadnionych interesów administratora danych (organizacji klienta). Nie przetwarzamy danych osobowych w celach reklamowych ani profilujących.

Minimalizacja danych. Platforma zbiera wyłącznie dane niezbędne do dostarczania funkcjonalności. Telemetria jest anonimizowana i pozbawiana informacji umożliwiających identyfikację przed zapisaniem.

Prawo do usunięcia. Organizacje mogą usuwać konta użytkowników, wiadomości, nagrania rozmów i powiązane dane. Usunięcie propaguje się przez wszystkie warstwy magazynu, łącznie z kopiami zapasowymi, w okresie retencji określonym przez politykę organizacji.

Przenośność danych. Organizacje mogą eksportować swoje dane w standardowych formatach. Wiadomości, metadane rozmów i pliki można wyodrębnić w celu migracji lub archiwizacji.

Oceny skutków dla ochrony danych. Mandraki zapewnia dokumentację i specyfikacje techniczne wspierające klientów w przeprowadzaniu własnych DPIA, zgodnie z art. 35 RODO.

Brak ryzyka Schrems II. Ponieważ całe przetwarzanie danych odbywa się w UE na infrastrukturze europejskiej własności, nie ma międzynarodowego transferu danych do oceny. Złożona analiza prawna wymagana przez wyrok Schrems II — decyzje o adekwatności, środki uzupełniające, oceny skutków transferu — po prostu nie ma zastosowania.

Dla branż regulowanych

Organizacje w sektorach ochrony zdrowia, usług finansowych, administracji publicznej i prawnym podlegają dodatkowym wymaganiom regulacyjnym poza RODO. Architektura Mandraki wspiera zgodność sektorową poprzez weryfikowalną rezydencję danych, precyzyjną kontrolę dostępu, rejestrowanie audytu i szyfrowanie, które spełnia lub przekracza oczekiwania krajowych regulatorów.

Rezydencja danych nie jest dodatkiem premium. Tak właśnie działa Mandraki — dla każdego klienta, w każdym planie.