Migración desde Teams o Zoom a Mandraki

Por qué las organizaciones están migrando

La decisión de migrar desde Microsoft Teams o Zoom rara vez se toma a la ligera. Estas plataformas están profundamente integradas en los flujos de trabajo diarios y los costes de cambio son reales. Sin embargo, un número creciente de organizaciones europeas está dando este paso, impulsado por preocupaciones que ningún grado de configuración puede resolver dentro de las plataformas existentes.

Soberanía de los datos. Teams y Zoom están operados por empresas con sede en EE. UU. sujetas a la CLOUD Act. Incluso cuando los datos se almacenan nominalmente en regiones europeas, la matriz corporativa puede ser obligada a divulgarlos bajo la ley estadounidense. Para las organizaciones que tratan datos sensibles, esta exposición jurisdiccional resulta cada vez más inaceptable.

Presión regulatoria. Los reguladores europeos — en particular en Alemania, Francia y los Países Bajos — han emitido orientaciones que cuestionan o restringen el uso de herramientas de colaboración controladas desde EE. UU. en la Administración pública y en sectores regulados.

Riesgo de concentración. La dependencia de un único proveedor estadounidense para correo, mensajería, vídeo, almacenamiento de archivos e identidad crea un punto único de fallo que va más allá de la tecnología y se adentra en la geopolítica.

Coste y complejidad. El licenciamiento empresarial de Microsoft 365 o Zoom se ha vuelto cada vez más complejo, con funciones dispersas en distintos niveles y complementos que dificultan predecir el coste total de propiedad.

Planificación de la migración

Fase 1: Evaluación (semanas 1-2)

Comience por mapear su uso actual. Identifique qué funciones de Teams o Zoom utiliza activamente su organización frente a aquellas que están disponibles pero no se usan. Categorías habituales:

• Videoconferencia — reuniones programadas, llamadas ad hoc, webinars
• Mensajería — canales, mensajes directos, conversaciones en hilo
• Compartición de archivos — documentos compartidos en canales o reuniones
• Integraciones — calendario, correo, herramientas de gestión de proyectos
• Grabación — grabaciones de reuniones y su almacenamiento
• Identidad — configuración de SSO, aprovisionamiento de usuarios

Este inventario determina el alcance de la migración y pone de relieve cualquier dependencia que deba resolverse antes de cambiar.

Fase 2: Ejecución en paralelo (semanas 3-6)

Despliegue Mandraki junto a su plataforma actual. Esta fase consiste en generar familiaridad y confianza, no en forzar un cambio inmediato.

• Configure Mandraki con su proveedor de identidad (SAML u OIDC) para que los usuarios puedan iniciar sesión con sus credenciales existentes.
• Establezca la estructura de su organización — equipos, canales y permisos.
• Realice un piloto con un departamento o equipo de proyecto dispuesto. Permita que utilicen Mandraki para sus reuniones diarias, las conversaciones de proyecto y las llamadas ad hoc.
• Recopile comentarios y resuelva cualquier laguna de integración.

La ejecución en paralelo reduce el riesgo. Los usuarios tienen un plan de respaldo y los equipos de TI pueden resolver incidencias antes de que afecten a toda la organización.

Fase 3: Migración de datos (semanas 5-7)

Mandraki ofrece herramientas de importación para migrar datos históricos desde Teams y Zoom, allí donde esas plataformas permiten la exportación.

• Historial de mensajes. Los mensajes de canales de Teams y los registros de chat de Zoom se pueden exportar e importar en los canales correspondientes de Mandraki, conservando las marcas de tiempo y la atribución de remitente.
• Archivos. Los documentos compartidos en canales de Teams pueden migrarse al almacenamiento de archivos de Mandraki, manteniendo las estructuras de carpetas y los permisos de acceso.
• Grabaciones. Las grabaciones de reuniones se pueden subir a Mandraki junto con sus metadatos asociados.

No todos los datos históricos necesitan migrarse. Muchas organizaciones consideran que archivar los datos antiguos y empezar de cero en la nueva plataforma resulta más sencillo y limpio. La elección depende de sus requisitos de cumplimiento y operativos.

Fase 4: Cambio definitivo (semanas 7-8)

Una vez que el piloto haya tenido éxito y la migración de datos esté completa, traslade al resto de la organización.

• Comunique el cambio con claridad, fijando una fecha concreta y proporcionando recursos de soporte.
• Deshabilite la creación de nuevas reuniones en la plataforma antigua manteniéndola disponible en modo solo lectura para acceder al contenido histórico.
• Supervise las métricas de adopción y ofrezca soporte ágil durante la primera semana.

Fase 5: Desmantelamiento (semanas 10-12)

Tras un periodo de gracia, desmantele la plataforma antigua.

• Exporte cualquier dato remanente necesario por cumplimiento o archivo.
• Revoque el acceso de la plataforma antigua a su proveedor de identidad.
• Actualice su registro de proveedores y los registros de tratamiento de datos.

Lo que gana

Tras la migración, su organización opera sobre una plataforma de colaboración alojada en Europa, cifrada de extremo a extremo y libre de exposición jurisdiccional estadounidense. Su residencia de datos está garantizada por la arquitectura, no por contrato. Sus claves de cifrado están bajo su control. Y su infraestructura de comunicaciones es independiente de las decisiones políticas de cualquier gobierno extranjero.

La migración exige esfuerzo. El resultado — soberanía genuina sobre las comunicaciones de su organización — merece la pena.