Migrera från Teams eller Zoom till Mandraki

Varför organisationer flyttar

Beslutet att migrera bort från Microsoft Teams eller Zoom tas sällan lättvindigt. Dessa plattformar är djupt rotade i dagliga arbetsflöden, och omställningskostnaderna är verkliga. Ändå väljer allt fler europeiska organisationer att göra denna förändring, drivna av bekymmer som ingen mängd konfiguration kan lösa inom de befintliga plattformarna.

Datasuveränitet. Teams och Zoom drivs av USA-baserade företag som omfattas av CLOUD Act. Även när data lagras i europeiska regioner kan det korporativa moderbolaget tvingas lämna ut den enligt USA:s lagstiftning. För organisationer som hanterar känsliga data är denna exponering mot amerikansk jurisdiktion alltmer oacceptabel.

Regulatoriskt tryck. Europeiska tillsynsmyndigheter — särskilt i Tyskland, Frankrike och Nederländerna — har utfärdat riktlinjer som ifrågasätter eller begränsar användningen av USA-kontrollerade samarbetsverktyg inom offentlig förvaltning och reglerade branscher.

Koncentrationsrisk. Beroende av en enda USA-leverantör för e-post, meddelanden, video, fillagring och identitet skapar en enda felkälla som sträcker sig bortom tekniken till geopolitik.

Kostnad och komplexitet. Företagslicensiering för Microsoft 365 eller Zoom har blivit alltmer komplex, med funktioner utspridda över nivåer och tillägg som gör det svårt att förutsäga den totala ägandekostnaden.

Planering av migrationen

Fas 1: Utvärdering (veckor 1-2)

Börja med att kartlägga din nuvarande användning. Identifiera vilka Teams- eller Zoom-funktioner din organisation aktivt använder jämfört med de som är tillgängliga men outnyttjade. Vanliga kategorier inkluderar:

• Videokonferenser — schemalagda möten, ad-hoc-samtal, webbinarier
• Meddelanden — kanaler, direktmeddelanden, trådade diskussioner
• Fildelning — dokument delade i kanaler eller möten
• Integreringar — kalender, e-post, projektledningsverktyg
• Inspelning — mötesinspelningar och deras lagring
• Identitet — SSO-konfiguration, användarprovisionering

Denna inventering bestämmer omfattningen av migrationen och belyser eventuella beroenden som måste åtgärdas innan bytet.

Fas 2: Parallell körning (veckor 3-6)

Distribuera Mandraki bredvid din befintliga plattform. Denna fas handlar om att bygga förtroende och bekanta sig, inte om att tvinga fram en omedelbar övergång.

• Konfigurera Mandraki med din identitetsleverantör (SAML eller OIDC) så att användare kan logga in med sina befintliga autentiseringsuppgifter.
• Ställ in din organisationsstruktur — team, kanaler och behörigheter.
• Kör en pilot med en villig avdelning eller projektgrupp. Låt dem använda Mandraki för sina dagliga möten, projektdiskussioner och ad-hoc-samtal.
• Samla in feedback och åtgärda eventuella integrationsluckor.

Parallell körning minskar risken. Användare har en reservplan, och IT-team kan lösa problem innan de påverkar hela organisationen.

Fas 3: Dataöverföring (veckor 5-7)

Mandraki tillhandahåller importverktyg för att överföra historiska data från Teams och Zoom, där dessa plattformar gör data tillgängliga för export.

• Meddelandehistorik. Teams-kanalmeddelanden och Zoom-chattloggar kan exporteras och importeras till motsvarande Mandraki-kanaler, med bevarande av tidsstämplar och avsändarattribut.

• Filer. Dokument som delats i Teams-kanaler kan migreras till Mandrakis fillagring, med bibehållande av mappstrukturer och åtkomstbehörigheter.

• Inspelningar. Mötesinspelningar kan laddas upp till Mandraki med deras associerade metadata.

Inte alla historiska data behöver migreras. Många organisationer upptäcker att det är enklare och renare att arkivera gammal data och börja om i den nya plattformen. Valet beror på dina krav på efterlevnad och drift.

Fas 4: Övergång (veckor 7-8)

När piloten är lyckad och dataöverföringen är komplett, gå över till den bredare organisationen.

• Kommunicera bytet tydligt, med ett specifikt datum och stödresurser.
• Inaktivera skapande av nya möten i den gamla plattformen medan den fortfarande är tillgänglig i läsläge för att komma åt historiskt innehåll.
• Följ upp användningsstatistik och ge snabb support under den första veckan.

Fas 5: Avveckling (veckor 10-12)

Efter en övergångsperiod, avveckla den gamla plattformen.

• Exportera eventuell kvarvarande data som behövs för efterlevnad eller arkivering.
• Återkalla den gamla plattformens åtkomst till din identitetsleverantör.
• Uppdatera ditt leverantörsregister och dina register över personuppgiftsbehandling.

Vad du vinner

Efter migrationen använder din organisation en samarbetsplattform som driftas i Europa, är end-to-end-krypterad och fri från amerikansk jurisdiktion. Att dina data stannar inom EU garanteras av arkitekturen, inte av avtal. Du har kontroll över dina egna krypteringsnycklar. Och din kommunikationsinfrastruktur är oberoende av utländska myndigheters beslut.

Migrationen kräver en insats. Resultatet — verklig suveränitet över organisationens kommunikation — är värt det.