Migreren van Teams of Zoom naar Mandraki

Waarom organisaties overstappen

De beslissing om te migreren van Microsoft Teams of Zoom wordt zelden lichtzinnig genomen. Deze platforms zijn diep verankerd in dagelijkse workflows, en omschakelkosten zijn reëel. Toch maakt een groeiend aantal Europese organisaties deze stap, gedreven door zorgen die door geen enkele configuratie binnen de bestaande platforms kunnen worden opgelost.

Datasoevereiniteit. Teams en Zoom worden beheerd door in de VS gevestigde bedrijven die onderworpen zijn aan de CLOUD Act. Zelfs wanneer gegevens nominaal in Europese regio’s worden opgeslagen, kan het moederbedrijf onder Amerikaans recht worden verplicht deze te verstrekken. Voor organisaties die gevoelige gegevens verwerken, wordt deze jurisdictionele blootstelling steeds onaanvaardbaarder.

Regelgevende druk. Europese toezichthouders — met name in Duitsland, Frankrijk en Nederland — hebben richtlijnen uitgegeven waarin het gebruik van Amerikaans gecontroleerde samenwerkingstools in de publieke administratie en gereguleerde sectoren in twijfel wordt getrokken of beperkt.

Concentratierisico. Afhankelijkheid van één Amerikaanse leverancier voor e-mail, berichten, video, bestandsopslag en identiteit creëert een single point of failure dat verder reikt dan technologie en zich uitstrekt tot in de geopolitiek.

Kosten en complexiteit. Enterprise-licenties voor Microsoft 365 of Zoom zijn steeds complexer geworden, met functies verspreid over niveaus en add-ons die de totale eigendomskosten moeilijk voorspelbaar maken.

De migratie plannen

Fase 1: Beoordeling (weken 1-2)

Begin met het in kaart brengen van uw huidige gebruik. Identificeer welke Teams- of Zoom-functies uw organisatie actief gebruikt versus die wel beschikbaar maar ongebruikt zijn. Veelvoorkomende categorieën zijn:

• Videoconferencing — geplande vergaderingen, ad-hocgesprekken, webinars
• Berichten — kanalen, directe berichten, threadgesprekken
• Bestandsdeling — documenten gedeeld in kanalen of vergaderingen
• Integraties — agenda, e-mail, projectmanagementtools
• Opname — vergaderopnames en hun opslag
• Identiteit — SSO-configuratie, gebruikersprovisioning

Deze inventarisatie bepaalt de omvang van de migratie en wijst op afhankelijkheden die moeten worden aangepakt vóór de overstap.

Fase 2: Parallel draaien (weken 3-6)

Implementeer Mandraki naast uw bestaande platform. Deze fase draait om het opbouwen van vertrouwdheid en vertrouwen, niet om het forceren van een onmiddellijke overstap.

• Configureer Mandraki met uw identiteitsprovider (SAML of OIDC) zodat gebruikers kunnen inloggen met hun bestaande inloggegevens.
• Stel uw organisatiestructuur in — teams, kanalen en machtigingen.
• Voer een pilot uit met een gewillige afdeling of een projectteam. Laat hen Mandraki gebruiken voor hun dagelijkse stand-ups, projectoverleggen en ad-hocgesprekken.
• Verzamel feedback en pak eventuele integratiehiaten aan.

Parallel draaien vermindert het risico. Gebruikers hebben een terugvaloptie, en IT-teams kunnen problemen oplossen voordat deze de hele organisatie raken.

Fase 3: Datamigratie (weken 5-7)

Mandraki biedt importtools om historische gegevens uit Teams en Zoom te migreren, waar die platforms gegevens beschikbaar maken voor export.

• Berichtgeschiedenis. Teams-kanaalberichten en Zoom-chatlogs kunnen worden geëxporteerd en geïmporteerd in overeenkomstige Mandraki-kanalen, met behoud van tijdstempels en toewijzing aan de afzender.
• Bestanden. Documenten die in Teams-kanalen zijn gedeeld, kunnen worden gemigreerd naar de bestandsopslag van Mandraki, met behoud van mapstructuren en toegangsmachtigingen.
• Opnames. Vergaderopnames kunnen samen met hun bijbehorende metadata naar Mandraki worden geüpload.

Niet alle historische gegevens hoeven te worden gemigreerd. Veel organisaties vinden dat het archiveren van oude gegevens en het opnieuw beginnen in het nieuwe platform eenvoudiger en schoner is. De keuze hangt af van uw nalevings- en operationele vereisten.

Fase 4: Cutover (weken 7-8)

Zodra de pilot succesvol is en de datamigratie is voltooid, kunt u de overgang voor de bredere organisatie in gang zetten.

• Communiceer de overstap duidelijk, met een specifieke datum en ondersteuningsbronnen.
• Schakel het aanmaken van nieuwe vergaderingen in het oude platform uit, terwijl het beschikbaar blijft in alleen-lezen-modus voor toegang tot historische inhoud.
• Volg adoptiestatistieken en bied responsieve ondersteuning tijdens de eerste week.

Fase 5: Buitengebruikstelling (weken 10-12)

Na een respijtperiode kunt u het oude platform buiten gebruik stellen.

• Exporteer eventuele resterende gegevens die nodig zijn voor naleving of archivering.
• Trek de toegang van het oude platform tot uw identiteitsprovider in.
• Werk uw leveranciersregister en gegevensverwerkingsadministratie bij.

Wat u erbij wint

Na de migratie werkt uw organisatie op een samenwerkingsplatform dat in Europa wordt gehost, end-to-end-versleuteld is en vrij is van jurisdictionele blootstelling aan de VS. Uw dataresidentie wordt gegarandeerd door architectuur, niet door contract. Uw versleutelingssleutels zijn onder uw controle. En uw communicatie-infrastructuur is onafhankelijk van de beleidsbeslissingen van enige buitenlandse overheid.

De migratie vergt inspanning. Het resultaat — echte soevereiniteit over de communicatie van uw organisatie — is het waard.