Residenza dei dati e conformità GDPR

Una residenza dei dati che va oltre le promesse

La maggior parte delle piattaforme di collaborazione offre la residenza dei dati come opzione di configurazione — un menu a tendina in un pannello di amministrazione che instrada determinati dati verso una regione preferita. La realtà dietro a quel menu è spesso più complicata. I metadati possono fluire attraverso CDN globali. Gli strumenti di supporto possono elaborare i dati nella giurisdizione di origine del fornitore. Le chiavi di crittografia possono essere gestite centralmente, al di fuori della regione scelta dal cliente.

Mandraki adotta un approccio fondamentalmente diverso. La residenza dei dati non è un’impostazione. È una proprietà strutturale della piattaforma. Ogni componente del sistema — server applicativi, database, server media, archiviazione dei file, gestione delle chiavi di crittografia ed elaborazione IA — opera esclusivamente all’interno dell’Unione Europea, su un’infrastruttura di proprietà e gestita da un’azienda europea.

Cosa significa “residenza dei dati UE” in Mandraki

I server applicativi e di database sono ospitati in data center UE gestiti dal nostro fornitore iperscalare europeo. Tutti i dati persistenti — account utente, impostazioni dell’organizzazione, messaggi, registrazioni di chiamate e file — sono conservati in database PostgreSQL che non lasciano mai la giurisdizione UE.

L’elaborazione dei media avviene su Selective Forwarding Units (SFU) situate all’interno dell’UE. I flussi video e audio sono instradati attraverso server europei e, quando la crittografia end-to-end è attiva, il contenuto media viene cifrato prima di raggiungere il server.

L’archiviazione di file e registrazioni utilizza storage a oggetti con sede UE. I file sono cifrati a riposo utilizzando chiavi specifiche dell’organizzazione, e tali chiavi sono a loro volta avvolte da una master key che non lascia mai l’UE.

Le chiavi di crittografia sono generate, conservate e gestite all’interno dell’infrastruttura UE. Le organizzazioni che richiedono un controllo aggiuntivo possono utilizzare Bring Your Own Key (BYOK) per gestire la propria master key tramite il proprio servizio di gestione delle chiavi, garantendo che nemmeno Mandraki possa decifrare i loro dati.

L’elaborazione IA — trascrizione, riassunto e risposte intelligenti — viene eseguita su risorse di calcolo ospitate nell’UE. Quando le funzionalità di IA sono attive, i dati sono elaborati in modo transitorio e non vengono mai esportati al di fuori dell’UE. Le organizzazioni possono disattivare completamente le funzionalità di IA, o richiedere il consenso per chiamata da parte di tutti i partecipanti.

Metadati e log rimangono all’interno dell’UE. Non esiste alcuna pipeline di analytics globale che drena la telemetria verso una giurisdizione estera. La telemetria operativa è elaborata e conservata sulla stessa infrastruttura UE dell’applicazione stessa.

Conformità al GDPR by design

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati impone requisiti stringenti sul modo in cui i dati personali sono raccolti, trattati, conservati e trasferiti. L’architettura di Mandraki è progettata per soddisfare questi requisiti a livello tecnico, anziché basarsi esclusivamente su meccanismi contrattuali.

Base giuridica. Mandraki tratta dati personali in base alla necessità contrattuale (per fornire il servizio di collaborazione) e, ove applicabile, agli interessi legittimi del titolare del trattamento (l’organizzazione cliente). Non trattiamo dati personali per scopi pubblicitari o di profilazione.

Minimizzazione dei dati. La piattaforma raccoglie soltanto i dati necessari per erogare le proprie funzionalità. La telemetria è anonimizzata e privata di qualsiasi informazione personalmente identificabile prima dell’archiviazione.

Diritto alla cancellazione. Le organizzazioni possono cancellare account utente, messaggi, registrazioni di chiamate e dati associati. La cancellazione si propaga attraverso tutti i livelli di archiviazione, compresi i backup, entro il periodo di retention specificato dalla policy di conservazione dei dati dell’organizzazione.

Portabilità dei dati. Le organizzazioni possono esportare i propri dati in formati standard. Messaggi, metadati delle chiamate e file possono essere estratti per finalità di migrazione o archiviazione.

Valutazioni di impatto sulla protezione dei dati. Mandraki fornisce documentazione e specifiche tecniche per supportare i clienti nella conduzione delle proprie DPIA, come richiesto dall’articolo 35 del GDPR.

Nessun rischio Schrems II. Poiché tutto il trattamento dei dati avviene all’interno dell’UE su infrastruttura di proprietà europea, non vi è alcun trasferimento internazionale di dati da valutare. La complessa analisi giuridica richiesta dalla sentenza Schrems II — decisioni di adeguatezza, misure supplementari, valutazioni di impatto del trasferimento — semplicemente non si applica.

Per i settori regolamentati

Le organizzazioni del settore sanitario, dei servizi finanziari, della pubblica amministrazione e legale affrontano requisiti normativi aggiuntivi oltre al GDPR. L’architettura di Mandraki supporta la conformità settoriale fornendo una residenza dei dati verificabile, controlli di accesso granulari, audit logging e una crittografia che soddisfa o supera le aspettative dei regolatori nazionali.

La residenza dei dati non è un componente aggiuntivo premium. È il modo in cui Mandraki funziona, per ogni cliente, su ogni piano.