Migration von Teams oder Zoom zu Mandraki

Warum Organisationen wechseln

Die Entscheidung, sich von Microsoft Teams oder Zoom abzuwenden, wird selten leichtfertig getroffen. Diese Plattformen sind tief in die täglichen Abläufe eingebettet, und die Wechselkosten sind real. Dennoch vollziehen immer mehr europäische Organisationen diesen Schritt — getrieben von Bedenken, die durch keine Konfiguration innerhalb der bestehenden Plattformen ausgeräumt werden können.

Datensouveränität. Teams und Zoom werden von in den USA ansässigen Unternehmen betrieben, die dem CLOUD Act unterliegen. Auch wenn Daten nominell in europäischen Regionen gespeichert werden, kann das Mutterunternehmen nach US-Recht zur Herausgabe gezwungen werden. Für Organisationen, die sensible Daten verarbeiten, wird diese jurisdiktionelle Exposition zunehmend inakzeptabel.

Regulatorischer Druck. Europäische Regulierungsbehörden — insbesondere in Deutschland, Frankreich und den Niederlanden — haben Leitlinien herausgegeben, die den Einsatz von US-kontrollierten Kollaborationswerkzeugen in der öffentlichen Verwaltung und in regulierten Branchen in Frage stellen oder einschränken.

Konzentrationsrisiko. Die Abhängigkeit von einem einzigen US-Anbieter für E-Mail, Messaging, Video, Dateispeicher und Identität schafft einen Single Point of Failure, der über Technologie hinaus bis in die Geopolitik reicht.

Kosten und Komplexität. Die Enterprise-Lizenzierung für Microsoft 365 oder Zoom ist zunehmend komplex geworden — Funktionen sind über Tarifstufen und Add-ons verteilt, was eine verlässliche Vorhersage der Gesamtbetriebskosten erschwert.

Migration planen

Phase 1: Bestandsaufnahme (Wochen 1-2)

Beginnen Sie damit, Ihre aktuelle Nutzung zu kartieren. Identifizieren Sie, welche Teams- oder Zoom-Funktionen Ihre Organisation aktiv nutzt und welche nur verfügbar, aber ungenutzt sind. Übliche Kategorien sind:

• Videokonferenzen — geplante Meetings, Ad-hoc-Anrufe, Webinare
• Messaging — Kanäle, Direktnachrichten, Thread-Diskussionen
• Dateifreigabe — in Kanälen oder Meetings geteilte Dokumente
• Integrationen — Kalender, E-Mail, Projektmanagement-Werkzeuge
• Aufzeichnung — Meeting-Aufzeichnungen und deren Speicherung
• Identität — SSO-Konfiguration, User Provisioning

Diese Inventur bestimmt den Umfang der Migration und macht Abhängigkeiten sichtbar, die vor dem Wechsel adressiert werden müssen.

Phase 2: Parallelbetrieb (Wochen 3-6)

Stellen Sie Mandraki neben Ihrer bestehenden Plattform bereit. In dieser Phase geht es darum, Vertrautheit und Vertrauen aufzubauen — nicht darum, einen sofortigen Wechsel zu erzwingen.

• Konfigurieren Sie Mandraki mit Ihrem Identitätsanbieter (SAML oder OIDC), damit sich Nutzer mit ihren bestehenden Zugangsdaten anmelden können.
• Richten Sie Ihre Organisationsstruktur ein — Teams, Kanäle und Berechtigungen.
• Führen Sie ein Pilotprojekt mit einer aufgeschlossenen Abteilung oder einem Projektteam durch. Lassen Sie sie Mandraki für tägliche Standups, Projektgespräche und Ad-hoc-Anrufe nutzen.
• Sammeln Sie Feedback und schließen Sie etwaige Integrationslücken.

Parallelbetrieb reduziert das Risiko. Nutzer haben einen Rückfallplan, und IT-Teams können Probleme lösen, bevor sie die gesamte Organisation betreffen.

Phase 3: Datenmigration (Wochen 5-7)

Mandraki stellt Importwerkzeuge bereit, um historische Daten aus Teams und Zoom zu migrieren — sofern diese Plattformen Daten zum Export bereitstellen.

• Nachrichtenverlauf. Teams-Kanalnachrichten und Zoom-Chatprotokolle können exportiert und in die entsprechenden Mandraki-Kanäle importiert werden, wobei Zeitstempel und Absender erhalten bleiben.
• Dateien. In Teams-Kanälen geteilte Dokumente können in Mandrakis Dateispeicher migriert werden, wobei Ordnerstrukturen und Zugriffsberechtigungen erhalten bleiben.
• Aufzeichnungen. Meeting-Aufzeichnungen können mit ihren zugehörigen Metadaten zu Mandraki hochgeladen werden.

Nicht alle historischen Daten müssen zwingend migriert werden. Viele Organisationen finden es einfacher und sauberer, alte Daten zu archivieren und in der neuen Plattform neu anzufangen. Die Wahl hängt von Ihren Compliance- und Betriebsanforderungen ab.

Phase 4: Umstellung (Wochen 7-8)

Sobald das Pilotprojekt erfolgreich abgeschlossen und die Datenmigration vollständig ist, vollziehen Sie den Wechsel für die gesamte Organisation.

• Kommunizieren Sie den Wechsel klar — mit einem konkreten Datum und Support-Ressourcen.
• Deaktivieren Sie das Anlegen neuer Meetings in der alten Plattform, halten Sie sie aber im Nur-Lese-Modus für den Zugriff auf historische Inhalte verfügbar.
• Beobachten Sie Akzeptanzkennzahlen und stellen Sie in der ersten Woche reaktionsschnellen Support bereit.

Phase 5: Außerbetriebnahme (Wochen 10-12)

Nehmen Sie die alte Plattform nach einer Schonfrist außer Betrieb.

• Exportieren Sie verbleibende Daten, die für Compliance- oder Archivzwecke benötigt werden.
• Widerrufen Sie den Zugriff der alten Plattform auf Ihren Identitätsanbieter.
• Aktualisieren Sie Ihr Lieferantenverzeichnis und Ihr Verarbeitungsverzeichnis.

Was Sie gewinnen

Nach der Migration arbeitet Ihre Organisation auf einer Kollaborationsplattform, die europäisch gehostet, Ende-zu-Ende-verschlüsselt und frei von US-jurisdiktioneller Exposition ist. Ihre Datenresidenz ist durch Architektur garantiert, nicht durch Vertrag. Ihre Verschlüsselungsschlüssel liegen unter Ihrer Kontrolle. Und Ihre Kommunikationsinfrastruktur ist unabhängig von den politischen Entscheidungen jeder ausländischen Regierung.

Die Migration erfordert Aufwand. Das Ergebnis — echte Souveränität über die Kommunikation Ihrer Organisation — ist es wert.