Migrar do Teams ou do Zoom para o Mandraki

Porque é Que as Organizações Estão a Mudar

A decisão de migrar do Microsoft Teams ou do Zoom raramente é tomada de ânimo leve. Estas plataformas estão profundamente entranhadas nos fluxos de trabalho diários e os custos de mudança são reais. Ainda assim, um número crescente de organizações europeias está a fazer esta mudança, motivado por preocupações que nenhuma configuração consegue resolver dentro das plataformas actuais.

Soberania de dados. O Teams e o Zoom são operados por empresas sediadas nos EUA, sujeitas à CLOUD Act. Mesmo quando os dados estão nominalmente armazenados em regiões europeias, a empresa-mãe pode ser obrigada a divulgá-los ao abrigo da lei dos EUA. Para organizações que tratam dados sensíveis, esta exposição jurisdicional é cada vez mais inaceitável.

Pressão regulatória. Os reguladores europeus — em particular na Alemanha, em França e nos Países Baixos — emitiram orientações que questionam ou restringem o uso de ferramentas de colaboração controladas pelos EUA na administração pública e em sectores regulados.

Risco de concentração. A dependência de um único fornecedor norte-americano para correio electrónico, mensagens, vídeo, armazenamento de ficheiros e identidade cria um ponto único de falha que se estende para além da tecnologia até à geopolítica.

Custo e complexidade. O licenciamento empresarial para Microsoft 365 ou Zoom tornou-se cada vez mais complexo, com funcionalidades dispersas por escalões e add-ons que tornam o custo total de propriedade difícil de prever.

Planear a Migração

Fase 1: Avaliação (Semanas 1-2)

Comece por mapear a sua utilização actual. Identifique quais as funcionalidades do Teams ou do Zoom que a sua organização efectivamente usa, em contraste com aquelas que estão disponíveis mas não são utilizadas. As categorias mais comuns incluem:

• Videoconferência — reuniões agendadas, chamadas ad-hoc, webinars
• Mensagens — canais, mensagens directas, discussões em fios
• Partilha de ficheiros — documentos partilhados em canais ou reuniões
• Integrações — calendário, correio electrónico, ferramentas de gestão de projecto
• Gravação — gravações de reuniões e o seu armazenamento
• Identidade — configuração SSO, aprovisionamento de utilizadores

Este inventário determina o âmbito da migração e realça quaisquer dependências que precisam de ser tratadas antes da mudança.

Fase 2: Operação em Paralelo (Semanas 3-6)

Implemente o Mandraki em paralelo com a sua plataforma actual. Esta fase é sobre construir familiaridade e confiança, não sobre forçar uma mudança imediata.

• Configure o Mandraki com o seu fornecedor de identidade (SAML ou OIDC), para que os utilizadores possam autenticar-se com as suas credenciais existentes.
• Defina a estrutura da sua organização — equipas, canais e permissões.
• Execute um piloto com um departamento ou equipa de projecto voluntária. Deixe-os usar o Mandraki nos seus standups diários, discussões de projecto e chamadas ad-hoc.
• Recolha feedback e resolva quaisquer lacunas de integração.

A operação em paralelo reduz o risco. Os utilizadores têm uma alternativa, e as equipas de TI podem resolver problemas antes que estes afectem toda a organização.

Fase 3: Migração de Dados (Semanas 5-7)

O Mandraki disponibiliza ferramentas de importação para migrar dados históricos do Teams e do Zoom, sempre que essas plataformas disponibilizem os dados para exportação.

• Histórico de mensagens. As mensagens dos canais do Teams e os registos de chat do Zoom podem ser exportados e importados para os canais Mandraki correspondentes, preservando os carimbos temporais e a atribuição de remetente.
• Ficheiros. Os documentos partilhados nos canais do Teams podem ser migrados para o armazenamento de ficheiros do Mandraki, mantendo as estruturas de pastas e as permissões de acesso.
• Gravações. As gravações de reuniões podem ser carregadas para o Mandraki com os respectivos metadados.

Nem todos os dados históricos terão necessariamente de ser migrados. Muitas organizações concluem que arquivar os dados antigos e começar de raiz na nova plataforma é mais simples e mais limpo. A escolha depende dos seus requisitos de conformidade e operacionais.

Fase 4: Transição Definitiva (Semanas 7-8)

Quando o piloto for bem-sucedido e a migração de dados estiver concluída, faça a transição da restante organização.

• Comunique a mudança com clareza, com uma data específica e recursos de apoio.
• Desactive a criação de novas reuniões na plataforma antiga, mantendo-a disponível em modo de só leitura para aceder a conteúdos históricos.
• Monitorize as métricas de adopção e disponibilize apoio responsivo durante a primeira semana.

Fase 5: Desactivação (Semanas 10-12)

Após um período de tolerância, desactive a plataforma antiga.

• Exporte quaisquer dados remanescentes necessários para fins de conformidade ou arquivo.
• Revogue o acesso da plataforma antiga ao seu fornecedor de identidade.
• Actualize o seu registo de fornecedores e os registos de tratamento de dados.

O Que Ganha

Após a migração, a sua organização opera numa plataforma de colaboração alojada na Europa, cifrada de ponta a ponta e isenta de exposição jurisdicional aos EUA. A sua residência de dados é garantida pela arquitectura, não por contrato. As suas chaves de cifragem estão sob o seu controlo. E a sua infraestrutura de comunicações é independente das decisões políticas de qualquer governo estrangeiro.

A migração exige esforço. O resultado — soberania genuína sobre as comunicações da sua organização — vale a pena.